Penggunaan Sistem E-commerce Pada "Procurement, Premises and Vendor Relation Division" Bank Internasional Indonesia

Sebelum membahas sistem procurement pada Procurement, Premises and Vendor Relation Division pada bank BII, sebaiknya kita membahas dahulu apa itu e-commerce dan keuntungan yang didapat dalam menerapkan sistem e-commerce, terutama dalam sistem pembelian.

E-Commerce
Electronic commerce umumnya dikenal sebagai e-commerce atau eCommerce, terdiri dari pembelian atau penjualan barang atau jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau jaringan komputer lainnya.
E-Procurement :
Menggunakan internet atau intranet berdasarkan penggunaan perangkat lunak sistem informasi untuk mengkoordinasi pembelian, perkapalan, pengaturan inventori, seleksi supplier dan persetujuan proses bisnis yang penting didalam kompetensi utama perusahaan

Proses pembelian dapat dijelaskan pada gambar di bawah ini :


dalam proses pembelian terdapat beberapa tahap/proses yaitu :

1. mengindentifikasi barang yang akan di beli.
2. menspesifikasikan barang yang akan dibeli.
3. mengevaluasi supplier yang mampu menyediakan barang
4. menyeleksi supplier.
5. menyiapkan purchase order / PO dan mengirimkan ke supplier/vendor.
6. Follow-up supplier/vendor
7. menerima barang pesanan
8. pembayaran
9. records management

Dalam sistem e-procurement ada aksi-aksi utama yaitu :
- maintain pencatatan supplier/vendor
- maintain pencatatan profile supplier/vendor
- maintain pencatatan kemampuan supplier/vendor
- maintain penctatan harga negosiasi
- maintain pencatatan lamanya negoasiasi
- maintain batas-batas kontrak

Jenis E-commerce

• B2B
• B2C
• C2B
• C2C

Keuntungan dalam penggunaan e-procurement

• - Merampingkan proses pengadaan barang
• - Meningkatkan komunikasi
• - Meningkatan kecepatan pengadaan
• - Mengilangkan personel yang tidak memiliki nilai tambah
• - Mengurangi DEAD time

Gangguan dalam penggunaan e-procruement adalah terbatasnya fleksibilitas untuk hal-hal yang perlu perhatian dan kurang bagus untuk barang-barang khusus.

Keuntungan menggunakan E-commerce

• Aliran pendapatan yang baru mungkin lebih cepat, yang tidak dapat pada sistem transaksi tradisonal.
• Dapat meningkatkan pangsa pasar (market exposure)
• Menurunkan biaya operasional (operating cost)
• Melebarkan jangkauan (market reach)
• Meningkatkan supplier management
• Memperpendek waktu pembelian

Sistem yang Berjalan
Sistem pembelian yang berjalan saat ini masih tergolong tradisional. berikut ini tahapan pembelian dan pembayaran barang dari/kepada vendor.

1. Setiap permintaan barang dari cabang, akan dilakukan penawaran ke vendor atau mencari vendor yang sesuai / mampu memenuhi barang yang diminta. pencarian vendor dapat dilakukan dengan melakukan penawaran atau menelepon vendor satu per satu, sampai mendapatkan vendor yang benar-benar sesuai dari harga, kualitas barang dan jumlah barang yang mampu dipenuhi oleh vendor.
2. Setelah mendapatkan vendor yang sesuai, maka akan diterbitkan PO untuk dikirmkan ke vendor. Penerbitan PO dll akan dicatat ke sistem.
   
3. Setelah barang dikirim oleh vendor, maka vendor akan melakukan penagihan.

Sistem yang diusulkan
Membangun sistem e-procurement yang dibuka hanya untuk pihak BII dengan vendor-vendor BII (ekstranet), yang memungkinkan vendor memberikan harga barang, spesifikasi barang yang ditawarkan oleh pihak BII, sehingga pihak BII tidak perlu menelpon vendor satu per satu untuk mencari vendor yang paling sesuai dan mampu untuk memenuhi permintaan barang dari cabang / dari pihak lainnya dan melaukan pemesanan barang secara online. Dari sistem dapat dicatat barang-barang yang sering dipesan dari cabang / dari pihak lainnya, sehingga dapat meminta vendor untuk mengupdate data-data barang tersebut. sehingga setiap saat pihak BII dengan mudah mendapatkan informasi terbaru dari sistem. Selain itu, dari sistem e-procurement dapat melakukan pemesanan langsung.
dari sistem yang diusulkan dapat membawa beberapa keuntungan, diantaranya :

1. Tidak perlu menelpon vendor satu per satu untuk menyakan data barang yang akan dipesan. Sehingga dapat mempersingkat waktu pemesanan.
2. Tidak perlu memberikan / fax PO ke vendor. Pemesanan barang dapat dilakukan secara online.
   
3. Menekan operating cost.
4. Mempersingkat operating time.
5. Menjalin hubungan baik dengan vendor.

Menurut saya sistem e-procurement ini dapat membantu kelancaran pihak BII dalam pengadaan barang dan mempersingkat waktu operasional pengadaan barang.